Het uitschrijven van een aanbesteding voor schoonmaak is een omvangrijke klus. Toen Gemeente Lanaken in 2023 het bestek schreef om een nieuwe schoonmaakpartij te selecteren, hadden zij echter niet voorzien dat dit traject zoveel teweeg zou brengen.
Een veelomvattend contract
Wilfried Geraerts (Afdelingshoofd dienst Vrije Tijd) en Roy Michiels (Administratief medewerker Accommodatiebeheer en festiviteiten) vormden samen het team dat de schoonmaaktender vanuit de gemeente uitschreef. De uitvraag omvatte tientallen gemeentelijke gebouwen, zoals de kantoren, het cultureel centrum en de muziek academie. En is daarmee het grootste contract dat gemeente Lanaken kent.
Bij de beoordeling van de ontvangen offertes bleek dat zo’n 80% van de inschrijvers qua prijs redelijk vergelijkbare aanbiedingen deed. Het aanbod van één schoonmaakbedrijf was echter aanzienlijk lager geprijsd. Op het eerste oog natuurlijk heel aantrekkelijk, maar het verschil was dusdanig groot dat het de nodige vragen opriep. “Behalen we wel het gewenste kwaliteitsniveau als we kiezen voor deze partij?”, “Is er straks ineens sprake van onverwachte meerkosten?”, “Gaat deze prijs ten koste van de haalbare taak voor de schoonmaakmedewerkers?” Het bracht zoveel teweeg dat het team niet anders kon beslissen dan de aanbesteding uit de markt te halen en opnieuw vanaf de basis te starten. Zeker geen lichtzinnige beslissing, want een aanbestedingstraject als deze is veelomvattend en daarmee ook tijdrovend.
Terug naar de tekentafel
Kijkend naar de grote verschillen in de ontvangen aanbiedingen kwamen Geraerts en Michiels tot de conclusie dat dit vooral in de ureninzet zat. Maar het antwoord op de vraag wat dan wel passende en reële uren en normen waren, was niet eenvoudig te geven.
Terug naar de tekentafel dus. Er werd besloten goed de tijd te nemen en de uitvraag strak neer te zetten om een reële en toekomstbestendige schoonmaakovereenkomst af te kunnen sluiten. Verschillende partijen boden zich aan om te helpen met de berekening, maar het team besliste om dit onafhankelijk te willen doen.
Wetende dat ook schoonmaakbedrijven hiervoor werken met speciale tools gingen zij op onderzoek uit naar de mogelijkheden.
De calculatiemodule van Gradez was precies wat ik zocht
Gradez was één van de partijen die voorbij kwam. Roy Michiels vertelt: “In mijn online zoektocht kwam ik terecht op de website van Gradez. Daar ontdekte ik al snel dat de calculatiemodule van Gradez leek te passen bij wat ik zocht, dus legde ik contact met Leon Habraken. Dat bleek een schot in de roos. Leon begreep precies welke uitdaging wij als gemeente hadden. Ik was echt een leek op dit gebied, maar Leon heeft de gave om de complexiteit te vertalen in een begrijpelijke uitleg. Ook merkte ik direct dat zijn drijfveer niet alleen ligt in de juiste calculatie voor ons als aanbestedende partij. Dat de schoonmaker een haalbare taak krijgt vond hij net zo belangrijk en dat sloot perfect aan op onze insteek. De keuze was dan ook snel gemaakt en de volgende dag ging ik al aan de slag met de demoversie van Gradez.”
De intuïtieve interface van Gradez maakte dat Roy snel de weg wist te vinden in het systeem. “Het werkte direct heel prettig en eenvoudig. Het was bijvoorbeeld fijn dat ik voor sommige locaties in het Gradez-systeem relatief snel verschillende scenario’s kon uittesten. Als je namelijk een schoonmaakfrequentie aanpast, zie je gelijk wat het effect onder aan de streep is. En je kunt het eigenlijk niet fout doen. Heel erg handig. We hakten dan ook al snel de knoop door om met Gradez verder te gaan.
Overigens was de gebruiksvriendelijkheid niet de doorslaggevende factor voor ons. Dat was de perfecte ondersteuning die we van Leon kregen. Waar bij ons even een twijfel ontstond was hij namelijk altijd bereid mee te denken. Hij kon de vertaling van papier naar de prakrijk feilloos maken en onderbouwde dan ook duidelijk waarom we bepaalde keuzes moesten maken.”
Wilfried Geraerts vult aan: “Klopt. Die ondersteuning was voor ons heel belangrijk en heeft ons positief verrast. Zo heb ik last-minute nog een hele ingrijpende wijziging in de calculatie doorgevoerd; Leon stond diezelfde dag nog voor ons klaar om daarin mee te denken”.
Inmiddels is de calculatie klaar en hebben de heren het inzicht dat eerder nog ontbrak. En daarmee is het gelukt de sterke basis voor de aanbesteding voor het nieuwe schoonmaakcontract stevig neer te zetten.
Er zit nog meer waarde in
Voor nu heeft Gradez bij gemeente Lanaken zijn waarde al bewezen. Maar wellicht gaan zij in de toekomst nog verder met de andere modules van Gradez. Roy heeft zijn Facilitaire collega al geïnformeerd over de kwaliteitsmodule. Hij heeft zich daar ook al even kort in verdiept en ziet er grote meerwaarde in. Hij noemde het een eye-opener dat het met Gradez erg makkelijk is om je mensen te betrekken bij het meten van schoonmaakkwaliteit.
“We gaan straks eerst rustig van start met de nieuwe contractpartij, maar het staat zeker op de agenda om medio 2025 ook de andere mogelijkheden van Gradez te verkennen en het maximale eruit te halen.”
Benieuwd naar wat Gradez kan betekenen voor jouw gemeente of organisatie?
Neem contact op of maak een afspraak voor een persoonlijke demo.