Goede kwaliteit, tegenover acceptabele kosten
Bij het maken van een urencalculatie moet je rekening houden met verschillende factoren. Het uitgangspunt is in ieder geval dat je goede kwaliteit wilt leveren tegen acceptabele kosten. Tegelijk is het belangrijk dat je voor de schoonmaker een haalbare taak creëert.
Gebruiken van de juiste normen in je calculatie is daarvoor heel belangrijk. Maar om dat te kunnen doen is het eerst belangrijk om te weten wat normen precies zijn, hoe ze tot stand komen en hoe je weet welke norm je moet gebruiken.
In dit artikel geven we je antwoord op al deze vragen!
Wat is een norm?
Simpel gezegd is een norm een getal dat de snelheid van een schoonmaker weergeeft (in plaats van ‘norm’ praat men ook wel over de ‘vierkante meter prestatie’). Zoals je van een metselaar kunt vastleggen hoeveel stenen hij kan metselen in een bepaalde tijd, kan je ook de snelheid van een schoonmaker bepalen. Natuurlijk is de ene schoonmaker net een tornado en werkt de ander een stuk langzamer, de norm is daarom een gemiddelde*.
Om te begrijpen hoe een norm bepaald wordt nemen we een toilet als voorbeeld. Het toilet in dit voorbeeld bestaat uit 1 m2 vloeroppervlak, met tegels. Er is een hangende toiletpot, een fonteintje in de ene hoek en in de andere hoek hangt een toiletborstel. Laten we eens vanuit gaan dat de norm voor ons toilet ‘60’ is, als we hem elke dag schoonmaken.
Dat betekent dus dat een schoonmaakmedewerker dit toilet schoonmaakt met een snelheid van 60 meter per uur. Daarbij doet ze natuurlijk elke dag de toiletpot, de wasbak en alle contactvlakken. Maar 1 x per week ontkalkt ze de toiletpot en één keer per maand maakt ze de deur van boven tot onder helemaal schoon. De norm van 60 is dan dus een gemiddelde.
Maar over hoeveel tijd hebben we het dan als de norm ‘60’ is? De snelle rekenaar zegt: als ik 60 m2 schoonmaak, dan doe ik daar een uur over, dus een toilet van 1 m2 kost me precies 1 minuut. Super snel toch? Zeker! Alleen hebben we dan nog geen rekening gehouden met andere omstandigheden.
Deze zaken beïnvloeden de norm!
We hebben nu dus vastgesteld wat de gemiddelde snelheid is waarmee een schoonmaker een toilet schoonmaakt. Maar wanneer een toilet niet veel gebruikt wordt, dan hoeft het ook niet elke dag schoongemaakt te worden. Met een lagere frequentie is er uiteindelijk wel meer tijd nodig om het schoon te maken. Ook de periodieke werkzaamheden (zoals de deur, de tegelwanden en het ventilatierooster) moet je verdelen over minder beurten.
De norm (‘hoe snel maak ik het toilet schoon’) gaat dan omlaag naar bijvoorbeeld 45; er is dus meer tijd per keer dat het toilet schoongemaakt moet worden.
Dan is het belangrijk om te kijken naar de materialen die je gebruikt. Werk je bijvoorbeeld met een machine of juist niet; handmatig schrobben kost meer tijd dan machinaal schrobben. Bij de inzet van bepaalde materialen gaat de gemiddelde snelheid omhoog (vergeet niet dat je materiaalkosten ook stijgen!)
Nog een factor in het bepalen van de juiste norm is het soort vloerafwerking die in de ruimte aanwezig is. Ik was afgelopen jaar naar Engeland waar men zelfs nog tapijt heeft liggen in badkamers. Bizar. Maar het is wel een mooi voorbeeld van een vloerafwerking die de snelheid (norm) van schoonmaken beïnvloedt, want je kunt vast voorstellen dat dit niet handig is in een toilet.
Als laatste, en dat is best een lastige, bepaalt ook de pandgebruiker voor een groot deel welke norm je kunt toepassen. Een toilet in een kantoorpand heeft een andere vervuilingsgraad dan een vergelijkbaar toilet in een zorgomgeving of op een basisschool bij de peuters.
En dan hebben we het alleen nog over toiletten gehad, maar er zijn natuurlijk nog veel andere ruimtes. Wat dacht je van gangen, kantoren, slaapkamers, entrees, trappen enzovoorts.
Hoe kies je de juiste norm?
Het kiezen van de juiste norm is heel belangrijk, want die norm bepaalt jouw ureninzet en daarmee dus ook de totaalprijs van je offerte. Maar vergeet zeker ook niet dat een norm die niet reëel is, ook betekent dat je geen haalbare taak voor de schoonmaker hebt gecreëerd.
Het kiezen van de juiste norm is best een uitdaging, want zoals je hebt gelezen is deze dus afhankelijk van de schoonmaker, de ruimtesoort, de frequentie, de gebruikte materialen, de branche en de gebruiker. Dat houdt in dat er duizenden combinaties en dus duizenden normen te bedenken zijn.
Dat lossen we bij Gradez voor je op! We hebben de duizenden mogelijkheden vereenvoudigd. Niet alleen om discussie per onderwerp te vermijden, maar ook omdat je anders door het bomen het bos niet meer ziet. Achter de schermen zit er wel een grote berg aan data in Gradez; het calculatiemodel voor de Zorg kent namelijk bijna 1.200 verschillende normen.
En wil je toch zelf de standaard norm bijstellen om deze aan te laten sluiten bij jouw specifieke klant? Dan vind je daar in Gradez natuurlijk wel de mogelijkheid voor.
Wil je nog meer weten over schoonmaaknormen en hoe je daar in de praktijk mee werkt? Dan raden we je zeker aan om het e- book ‘Leren Calculeren’ van Schoonmaak Nederland eens te lezen. Daar wordt dit (en meer) heel duidelijk uitgelegd. Zeker waardevol!
Getoetste data in plaats van een onderbuikgevoel
Waar jij dus voorheen moest afgaan op je onderbuikgevoel, kun je nu vertrouwen op de kennis van Gradez! Je hebt altijd de juiste tools in handen om een goede calculatie te maken, omdat wij continu sparren met schoonmaakbedrijven en branchepartijen om te toetsen of de norm die wij hanteren in Gradez nog wel de juiste is.
Jaarlijks bekijken we of we normen moeten aanpassen. Dat hebben we bijvoorbeeld afgelopen jaar gedaan met de gegevens voor de Zorg-branche. De norm van 2021 ligt lager dan de norm van 2020. Schoonmaakbedrijven gaven aan dat de norm moest worden verlaagd, omdat de zorg aan het verzwaren was. Meer vervuiling en hogere verwachtingen van de schoonmaakmedewerker. Voordeel van die lagere norm is wel dat er meer tijd beschikbaar is gekomen. Zo kan er meer aandacht zijn voor de cliënt met betere hygiëne en een schonere en leefbare omgeving.
Een haalbare taak
We noemden het eerder al kort: het belang van een haalbare taak voor de schoonmaker. Natuurlijk is er wel eens discussies over ‘wat wel en niet kan’ in de schoonmaak. Maar we zien soms schoonmaakbedrijven die willen calculeren met een compleet irreële norm. Die beweren dat zij dat toilet uit het voorbeeld schoon kunnen maken met een norm van 120 meter per uur (dus zeg maar 30 seconden voor dat ene toilet).
Bij Gradez gebruiken we geen onderbuikgevoel, maar wel gezond verstand. Dit soort normen passen niet bij de visie die wij hebben op duurzaamheid. Niet bij duurzame inzetbaarheid van de schoonmaakmedewerker (die een extreem hoge snelheid moet behalen); niet bij duurzame kwaliteit voor de opdrachtgever en de leefomgeving van de cliënt of kantoorpersoneel. Maar ook een niet bij duurzame bedrijfsvoering. Want een schoonmaker die teveel werk moet leveren in een te korte tijd raakt vroeg of laat overbelast. En ziekteverzuim hou je als bedrijf het liefste zo laag mogelijk, toch!
Om dit nog te benadrukken hebben we natuurlijk ook een disclaimer ingebouwd in Gradez zelf!
Wat is jouw norm?
Als het goed is weet je nu precies wat normen zijn, hoe je deze bepaalt, maar vooral ook hoe belangrijk het is om met reële normen te werken. En wanneer je Gradez gebruikt hoef je de normen dus niet zelf te bedenken.
Wil je eens met eigen ogen zien hoe dat in de praktijk werkt en het systeem eens uitproberen? Dat kan! Klik op onderstaande afbeelding.
Vraag nu een gratis proefversie van Gradez aan om zelf te ervaren hoe eenvoudig het systeem voor jou werkt! Heb je liever een online demo, dat kan natuurlijk ook. Neem contact met ons op en we plannen een half uurtje in!
