Onze contactpersoon, Cor, werkt al lange tijd in Facilities en is inmiddels actief als Productmanager Schoonmaak binnen een grote zorginstelling. Daar zette hij in twee maanden tijd een eigen dienst op voor de schoonmaak. En hij implementeerde Gradez als tool om de kwaliteit en klanttevredenheid te monitoren.
Een eigen schoonmaakdienst werkt anders
Binnen onze organisatie werken geen schoonmakers, maar ‘Ondersteuners Wonen’. Een functienaam die veel meer recht doet aan wat deze collega’s allemaal doen. Want dat is veel meer dan schoonmaken alleen.
Eén van de grote verschillen is dat de ondersteuners wonen meer tijd nemen om de interactie met de bewoner aan te gaan. In de calculatiemodule van Gradez kun je aangeven dat het om een eigen dienst situatie gaat en dan rekent het systeem automatisch meer tijd voor een taak. Zo kan iemand bijvoorbeeld samen met een bewoner de fotolijstjes afnemen en gelijk een kort gesprekje aangaan over de kleinkinderen die op de foto te zien zijn. Het is zo waardevol om mensen deze aandacht te kunnen geven. Bovendien ontstaat er een grote mate van betrokkenheid en kan een Ondersteuner Wonen ook dingen signaleren die voor de zorgcollega’s van belang zijn. Stel je bijvoorbeeld voor dat zij medicijnen vinden die een bewoner niet heeft ingenomen. Of een boterham die onder de bank ligt, omdat iemand niet wil eten. Het is fijn als iemand dat kan doorgeven aan de zorgverleners.
Kwaliteit borgen met Gradez
Cor zorgt dat hij voortdurend op de hoogte blijft van de nieuwste innovaties op gebied van materialen en middelen en implementeert deze als hij denkt dat ze meerwaarde bieden. Zo kwam hij bijvoorbeeld ook op het pad van Gradez als tool om de kwaliteit en klanttevredenheid te monitoren.
Het systeem is waardevol, omdat het exact de input geeft die hij wil hebben. Daarbij is het heel belangrijk dat het niet gaat over goed of fout, maar informatie geeft om de dialoog gaande te houden. Zo passen ze Gradez niet toe om te controleren of het werk wel goed wordt gedaan, dat wéét hij. Gradez voor hen een hulpmiddel om samen doorlopend bezig te zijn met het optimaliseren van de dienstverlening. En de Senior Ondersteuners Wonen vinden het ook leuk om mee te werken.
Het verschil tussen Gradez en andere kwaliteitmeetsystemen voor de schoonmaak.
Het gaat niet om afrekenen. Wanneer je vanuit een aanbesteding een overeenkomst hebt, dan ben je toch (bewust of onbewust) bezig met de vraag: “doe je wel wat je hebt beloofd en waar je voor betaald wordt?” Vanuit de gedachte waarmee Gradez is opgezet is dat helemaal niet aan de orde en wordt er niet alleen gekeken naar de technische kwaliteit van de schoonmaak. Ook schoonmaakbeleving krijgt een belangrijke plek in de totale meting.
Cor: “Eerder in de VSR-meting werden tevredenheid en beleving niet echt meegenomen. Ja, er werden wel eens wat vragen over gesteld, maar niet zoals dat binnen Gradez is ingeregeld. We finetunen dat onderdeel ook steeds en zien dat de vrijwilligers en de verwanten van de bewoners ook een waardevolle mening hebben. Al die feedback helpt ons om bij te dragen aan de beste zorg voor de bewoners.
Met de gegevens die we met Gradez verzamelen kunnen we alle stakeholders op onze beurt dan ook weer goed informeren. We houden bijvoorbeeld minimaal twee keer per jaar een familieavond, waar we vertellen wat we met de schoonmaak doen. We kregen bijvoorbeeld eens de vraag waarom we geen chloor gebruiken, omdat dat toch heel hygiënisch en goed schoonmaakt. Fijn, want zo krijgen we dus echt de kans om uit te leggen hoe we werken en waarom we bepaalde keuzes maken. En waarom we dus géén chloor gebruiken.“
Gradez is eenvoudig in gebruik
Binnen de zorginstelling waar Cor werkt heeft men de tijd genomen om het systeem uitgebreid te verkennen en uit te proberen. Daarbij zijn alle collega’s die ermee gingen werken nauw betrokken geweest en mede daardoor hebben zij het omarmd.
Gradez wordt inmiddels ook gebruikt als input voor de jaargesprekken met de collega’s van de eigen schoonmaakdienst. Er is realtime inzicht en daardoor kan er een eerlijke en transparante dialoog worden gevoerd over de resultaten er behaald zijn. Waar gaat het goed en welke verbeterpunten komen er naar voren in de rapportages. Voor het management geeft het ook veel rust om op ieder gewenst moment inzicht te hebben in hoe de schoonmaakkwaliteit scoort. Zelfs op afdelingsniveau kun je zien wat er gebeurt en welke trends er zijn. Als afdelingen achterblijven of juist heel goed scoren is dat mooie informatie om op te kunnen sturen. Ook veranderingen in een pand kun je makkelijk verwerken. Een vergaderruimte veranderen in twee kantoren, is in het systeem in een oogwenk aangepast.
Kortom: het systeem klopt op alle fronten en past goed bij hoe wij als organisatie omgaan met de schoonmaak. En dat is heel fijn.
Het was inspirerend om te horen hoe Cor met zijn team de schoonmaak op een waardevolle manier betrekt bij de zorgtaak van de organisatie. Betrokkenheid die leidt tot voldoening voor de medewerkers en een hoge mate van tevredenheid voor de bewoners. We bedanken hem dan ook voor het delen van dit mooie succesverhaal!
Wil je meer weten over hoe je Gradez kunt inzetten binnen een zorginstelling of andere zorgomgeving? Stuur ons een berichtje en we denken graag met je mee!
